perencanaan
perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana
aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana
informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan
bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah
rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka
waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota
korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan
rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan
menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Tujuan perencanaan
stephen robbins dan mary coulter
mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk
memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,
dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan
individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan,
sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang
manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan,
meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan
menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja
yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan
mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga
dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan
inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating
adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa
adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.
Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat
keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals)
dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan
organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di
piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan
publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder
perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar
dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari
tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk
mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional.
Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum,
yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals)
yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi
kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah.
Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu
segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan.
Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh
bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu
luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan
perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan
akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau
M.
Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan
oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan
karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai.
Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas
mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan
MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada
lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan
karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan
sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO
hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan
sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema
untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya,
jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan
cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.
Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis
dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang
berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional
adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana
jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya
didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana
jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.
Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan
rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya
memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya
seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%."
Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15%
itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya
tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail
menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain
menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan
perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya,
dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di china atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans
adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang
termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan
lain-lain.